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Die Software im Notariat

Anderkonten

Der Bildschirm für die Pflege (Neuanlage und Änderung) der Anderkonten ist vertikal geteilt.
Im linken Teil werden in Baumstruktur in oberster Ebene alle Notare der Sozietät gezeigt. Mit einem Klick auf das Notarkürzel werden die Anderkonten jahrweise aufgeblättert. Mit einem weiteren Klick auf ein Jahr werden die Anderkonten dieses Jahres absteigend (mit der letzten beginnend) im selben Fenster in Kurzform (Massen-Nr., -Datum und -Gegenstand) eingespielt.

Die Massendatei für ein Jahr bzw. Folgejahr wird im Programm: Dateien anlegen bereitgestellt.

Im rechten Teil (Details der einzelnen Masse) ist die zuletzt eingetragene Masse eingeblendet.

Im linken Teil werden die Massen absteigend, beginnend mit der letzten gezeigt. Mit unten stehenden Funktionen kann jeweils um 100 Massen vor- oder zurückgeblättert werden oder auf die ersten bzw. letzten Massen geblättert werden. Weiter kann zurück auf die Baumstruktur verzweigt werden.

Mit Klick auf eine Masse wird diese in das rechte Fenster mit allen Details übernommen. Alternativ kann im rechten Bildschirmteil im Feld 'Masse' eine Nr. eingegeben und via F6 oder durch Klick auf das Anzeigesymbol diese angezeigt werden.

Bildschirm: Anderkonten

Die Masse wird mit ihrem gesamten Inhalt im Format:

  • Masse-Nr.: 5 Stellen numerisch,
  • Jahr: 2 Stellen numerisch und
  • Notar: 2 Stellen alpha (Notarkürzel)
  • angezeigt.

    Die Akten- und Urkunden-Nr. sind wahlfrei. Erfolgt eine Vorgabe der Urkunden-Nr., erfolgt eine Prüfung gegen die Urkunde, ob für diese bereits eine Masse zugeordnet ist. Besteht eine Zuordnung, wird darauf hingewiesen. Ansonsten wird die Masse-Nr. in die Urkunde eingetragen.

    Im Feld 'Gegenstand' erfolgt eine Beschreibung der Masse.

    Ist das Feld 'Kostbarkeit' nicht aktiviert, handelt es sich um eine Masse in 'Geld'.

    Der Bankname sollte über den Bankenparameter eingespielt werden, um in der 'Bankenliste Anderkonten' die Zuordnung zu vereinfachen. Es wird zwischen Bankkonto und Festgeld unterschieden.

    Die Massen-Nr. wird bei der Neuanlage vom System fortlaufend vergeben. Bei einer Vorlage braucht hier keine Eingabe erfolgen, eine ev. Vorgabe wird mit der vom System vergebenen überschrieben.

    Bei der Neuanlage kann so verfahren werden, dass ein bestehendes Anderkonto entsprechend der Belange der neuen Masse abgeändert und als neue Masse gespeichert wird.
    Nach der Neuanlage werden Verkäufer und Käufer eingetragen, indem der Suchname vorgegeben und via Suchfunktion (F3) oder Blätterfunktion (F4-F6) auf den Mandantenstamm zugegriffen wird.
    Es können max. 32 Beteiligte (Verkäufer oder Käufer) namentlich zugeordnet werden.

    Soll ein Käufer oder Verkäufer gelöscht werden, so ist zunächst Käufer bzw. Verkäufer zu wählen. Dann muss der gewünschte Mandant via Doppelklick markiert werden und die Löschtaste betätigt werden.

    Andere Daten können später (solange bis die 'Anderkonten gesperrt' sind) geändert oder ergänzt werden.

    Sowohl bei der Neuanlage als auch der Änderung erfolgt eine formale Prüfung der Eingaben. Fehlerhafte Eingaben werden mit einer entsprechenden Meldung zurückgewiesen. Ergibt die Prüfung keine Beanstandung, so wird eine Masse geändert bzw. neu eingetragen.
    Bei der Neuanlage wird die Übersicht im linken Bildschirm aktualisiert.

    Im unteren Bildschirm werden alle 'Buchungen' zu dieser Masse in aufsteigender Reihenfolge angezeigt, die zu dieser Masse erfolgt sind. Zu jeder Buchung wird:

  • die Verwahrbuch-Nr.,
  • die Art der Buchung,
  • das Datum,
  • der Buchungstext,
  • der Buchungsbetrag als Einnahme bzw. Ausgabe und
  • der neue Saldo
  • ausgegeben.

    Zu einem Anderkonto kann aus der Masse heraus in die Überweisung verzweigt werden. Soweit möglich werden die Felder im Überweisungsformular (Auftraggeber, Verwendungszweck) vorbelegt. Getätigte Auszahlungen werden gespeichert und können als Vorlage wiederverwendet werden.

    Weitere Informationen zur Buchungsart können der Beschreibung zum Programm 'Buchen Verwahrbuch' entnommen werden. Es gibt zwei Arten der Buchung. Zum einen die manuelle, nach der der vorliegende Kontoauszug bearbeitet wird; zum anderen können die Bankdaten im SWIFT MT940-Format elektronisch übermittelt und per Programm aufbereitet werden. Die Aufbereitung beinhaltet die Zuordnung der Konto-Nr. (Bank) zur Masse, des Buchungstextes und des Buchungsschlüssels. Die eigentliche Buchung erfolgt nach formaler Prüfung als Stapelbuchung.

    Bildschirm: Buchen Anderkonten
    Bildschirm: Stapelbuchungen Anderkonten

    Selbstverständlich gibt es die notwendigen Auswertungen nach vorgeschriebenem Layout:

  • Verwahrbuch,
  • Massenbuch,
  • Namensverzeichnis Anderkonten,
  • Übersicht Verwahrgeschäfte,
  • sowie weitere wie:

  • nicht berechnete Anderkonten,
  • Bankenliste Anderkonten,
  • Saldenliste Anderkonten,
  • Statistik.