Adrasteia

Die Software im Notariat

Akten

werden in zwei Bereichen verwaltet:

  • Mitarbeiter-Akten und
  • sonstige Akten
    • .

    Die Aktenverwaltung selbst erstreckt sich über mehrere Bildschirmseiten.
    Im Kopf des Programms bleibt die jeweilige Akte und Bezeichnung ständig eingeblendet.

    Die Mitarbeiterakten beginnen mit dem Kürzel des/der MitarbeiterIn und fahren mit einer 4-stelligen lfd. Nummer (jahrweise) fort, die bei der Neuanlage vom System vergeben wird.

    Die zweite Gruppe umfasst:

  • GN: Genossenschaften,
  • HR: Handelsregister,
  • VR: Vereinsregister und
  • WEG: Wohneigentumsgemeinschaften.

    • Die Akten dieser Gruppe werden fortlaufend über alle Jahre geführt.

    allgemeine Angaben

    Bildschirm: Akten

    Im ersten Fenster befinden sich die allgemeinen Angaben:

  • NotarIn,
  • SachbearbeiterIn,
  • Gegenstand,
  • die zugeordneten Mandanten
  • Ablagedatum und -nummer.

    • Akten werden in folgenden Programmen gegengeprüft:

  • Mandanten,
  • Urkunden,
  • Anderkonten,
  • Auslagen,
  • Kostenrechnung (bei Abrechnung einer 0'er Urkunde),
  • Depotabrechnung (bei Abrechnung einer 0'er Masse),
  • Überweisung.

    • Termine

    Im zweiten Fenster werden Termine verwaltet.

    Bildschirm: Termine

    Die Terminarten werden als Parameter gespeichert. Sie können individuell vorgegeben werden.

    Ein einzelner Termin setzt sich zusammen aus:

  • dem Parameter,
  • der Bezeichnung,
  • Datum: - angefordert,
  •   - angemahnt,
  •   - eingegangen und
  •   - dem Termin der Wiedervorlage.

    • Parameter (Art des Termins bzw. der Wiedervorlage) können frei definiert werden.

    Die aktuellen Termine können im Programm 'Wiedervorlage' über alle Akten hinweg angezeigt werden. MitarbeiterInnen können die eigenen Termine in frei wählbaren Zeitfenstern sortiert nach unerledigten und zukünftigen selektieren; der Notar für alle MitarbeiterInnen.

    Bildschirm: Wiedervorlage

    Grundvermögen

    Im dritten Fenster werden Daten zum Grundvermögen verwaltet.

    Bildschirm: Grundvermögen

    Eingaben werden nur berücksichtigt, wenn das Feld 'Objekt belegen' gefüllt ist.