werden zentral in der Mandantenkartei verwaltet, in der alle Beteiligten erfasst werden.
Wir unterscheiden zwischen:
und
Die Feldnamen sind an sich selbstredend und bedürfen keiner ausführlichen Erläuterung.
Mandanten werden intern über einen fortlaufenden numerischen Satzschlüssel identifiziert. Dieser Schlüssel ist unveränderlich, wo hingegen Name, Anschrift etc. sich im Laufe der Zeit ändern können.
Gefunden werden Mandanten über ihren Kurznamen bzw. über eine spezielle Suchmaske.
Bei der Neuanlage wird geprüft, ob unter diesem Namen bereits ein Mandant eingetragen ist. Wenn ja, wird dessen interner Satzschlüssel genannt.
Die Prüfung erfolgt gegen:
Eine sorgfältige Pflege der Mandantendaten ist also Voraussetzung für eine genaue Doublettenprüfung.
Zu jedem Mandanten gibt es weitere Einträge, die in den folgenden Bildschirmseiten dargestellt sind.
Sie sind insgesamt ähnlich wie bei der Hauptseite. So hat eine natürliche Person ein Geburtsdatum und einen Ausweis, die "Firma" hingegen ein Gründungsdatum und u. U. eine Handelsregistereintragung.
Bei natürlichen Personen ist die Rubrik Legitimation (Ausweis, Pass), bei Firmen die Rubrik Handelsregister Hauptbestandteil der zweiten Bildschirmseite sowie die Bankverbindung.
Weiter gibt es identische Seiten namens "Bemerkung" und "Historie".
Unter Bemerkung steht eine ganze Bildschirmseite für freie Texteingabe zur Verfügung.
Die Historie wird vom Programm immer dann versorgt, wenn der Namensbereich oder die Aktenzuordnung sich ändert, sodass beispielsweise eine Namensänderung nach einer Eheschließung zurückverfolgt werden kann.
Unter Terminabruf können Änderungen eingetragen werden und auf einen späteren Zeitpunkt zur Ausführung gelegt werden.
Dazu werden wie gewohnt Änderungen vorgenommen. Statt der Speichertaste bitte das -Symbol betätigen.
Im nachfolgenden Bildschirm wird dann das Datum gesetzt, zu dem die Änderungen wirksam werden sollen. Die Änderungen selbst werden im Programm Terminabruf durchgeführt.
Dieser Bildschirm erscheint auch, wenn das Stammblatt gedruckt werden soll.
Zu jedem Mandanten können vielfältige Informationen angezeigt werden, beispielsweise ihre:
Bei Firmen werden Verknüpfungen eingepflegt, bei nat. Personen deren Beteiligungen und Funktionen entsprechend angezeigt.
In der Mandantenübersicht können alle Mandanten nach verschiedenen Kriterien gefiltert und exportiert werden. So können z.B. alle GmbHs gefunden oder alle HR-Nr HRA oder HRB etc. selektiert werden.
Die Bedienung und Steuerung des Programms erfolgt per Mausklick oder Tastatur. Die Funktionen sind - abhängig von den Mitarbeiterberechtigungen - somit auf zweierlei Weise aufruf- und ausführbar.
Bei der Pflege (Neuanlage sowie Änderungsdienst) erfolgt eine formale Prüfung. Eine Speicherung ist nur möglich, wenn keine Fehler festgestellt wurden. Beispielsweise wird ein nicht korrektes Datum nicht akzeptiert und mit einer entsprechenden Meldung zurückgewiesen.
Im Programm Mandantenverwaltung stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
Symbol | Taste | Funktion |
---|---|---|
F3 | Suchfunktion (Mandant/BLZ) | |
Enter | prüfen | |
Strg+F4 | erster Eintrag | |
vorheriger Eintrag im Alphabet | ||
F4 | vorheriger Eintrag | |
F6 | dieser Eintrag | |
F5 | nächster Eintrag | |
nächster Eintrag im Alphabet | ||
Strg+F5 | letzter Eintrag | |
Strg+N | einen neuen Mandanten speichern | |
Strg+S | Änderungen übernehmen | |
Strg+D | Mandanten löschen, sofern keine Urkunden etc. | |
Alt+A | Akten zu diesem Mandanten | |
Alt+M | Anderkonten dieses Mandanten | |
Alt+O | offene Rechnungen dieses Mandanten | |
Alt+R | Rechnungen dieses Mandanten | |
Alt+U | Urkunden dieses Mandanten | |
Alt+V | Verknüpfungen zu diesem Mandanten | |
Alt+T | Dokumente zu diesem Mandanten | |
Daten ändern und zu einem späteren Datum wirksam werden lassen | ||
Strg+C | Daten (intern) kopieren | |
Strg+V | via Strg+C kopierte Daten einfügen | |
Mandantenstammblatt drucken | ||
Reset | ||
F1 | Hilfe | |
Esc | Ende |