Adrasteia

Die Software im Notariat

Mandanten

werden zentral in der Mandantenkartei verwaltet, in der alle Beteiligten erfasst werden.

Wir unterscheiden zwischen:

  • natürlichen Personen
  •  Bildschirm: Mandantenstamm "nat. Person"

    und

  • sonstigen Organisationen (Firmen).
  •  Bildschirm: Mandantenstamm "Firma"

    Die Feldnamen sind an sich selbstredend und bedürfen keiner ausführlichen Erläuterung.

    Mandanten werden intern über einen fortlaufenden numerischen Satzschlüssel identifiziert. Dieser Schlüssel ist unveränderlich, wo hingegen Name, Anschrift etc. sich im Laufe der Zeit ändern können.

    Gefunden werden Mandanten über ihren Kurznamen bzw. über eine spezielle Suchmaske.

     Bildschirm: Mandantensuche

    Bei der Neuanlage wird geprüft, ob unter diesem Namen bereits ein Mandant eingetragen ist. Wenn ja, wird dessen interner Satzschlüssel genannt.
    Die Prüfung erfolgt gegen:

  • die ersten 10 Stellen des Nachnamens bzw. Name_1,
  • die ersten 10 Stellen des Rufnamens bzw. Name_2,
  • das Geburts- bzw. Gründungsdatum,
  • die ersten 5 Stellen der Straße und
  • die ersten 5 Stellen des Ortes.
  • Eine sorgfältige Pflege der Mandantendaten ist also Voraussetzung für eine genaue Doublettenprüfung.

    Zu jedem Mandanten gibt es weitere Einträge, die in den folgenden Bildschirmseiten dargestellt sind.
    Sie sind insgesamt ähnlich wie bei der Hauptseite. So hat eine natürliche Person ein Geburtsdatum und einen Ausweis, die "Firma" hingegen ein Gründungsdatum und u. U. eine Handelsregistereintragung.

    Bildschirm: 2. Seite Mandantenstamm "nat. Person"
    Bildschirm: 2. Seite Mandantenstamm "Firma"

    Bei natürlichen Personen ist die Rubrik Legitimation (Ausweis, Pass), bei Firmen die Rubrik Handelsregister Hauptbestandteil der zweiten Bildschirmseite sowie die Bankverbindung.

    Weiter gibt es identische Seiten namens "Bemerkung" und "Historie".

    Bildschirm: Mandantenstamm "Bemerkung"

    Unter Bemerkung steht eine ganze Bildschirmseite für freie Texteingabe zur Verfügung.

    Bildschirm: Mandantenstamm "Historie"

    Die Historie wird vom Programm immer dann versorgt, wenn der Namensbereich oder die Aktenzuordnung sich ändert, sodass beispielsweise eine Namensänderung nach einer Eheschließung zurückverfolgt werden kann.

    Unter Terminabruf können Änderungen eingetragen werden und auf einen späteren Zeitpunkt zur Ausführung gelegt werden.
    Dazu werden wie gewohnt Änderungen vorgenommen. Statt der Speichertaste bitte das -Symbol betätigen.
    Im nachfolgenden Bildschirm wird dann das Datum gesetzt, zu dem die Änderungen wirksam werden sollen. Die Änderungen selbst werden im Programm Terminabruf durchgeführt.

    Bildschirm: Terminvorlage und Stammblatt

    Dieser Bildschirm erscheint auch, wenn das Stammblatt gedruckt werden soll.

    Zu jedem Mandanten können vielfältige Informationen angezeigt werden, beispielsweise ihre:

  • Akten,
  • Anderkonten,
  • Offene Posten der FiBu,
  • Rechnungen,
  • Urkunden,
  • Verknüpfungen.
  • Bei Firmen werden Verknüpfungen eingepflegt, bei nat. Personen deren Beteiligungen und Funktionen entsprechend angezeigt.

    Bildschirm: Verknüpfungen

    In der Mandantenübersicht können alle Mandanten nach verschiedenen Kriterien gefiltert und exportiert werden. So können z.B. alle GmbHs gefunden oder alle HR-Nr HRA oder HRB etc. selektiert werden.

    Bildschirm: Mandantenübersicht

    Die Bedienung und Steuerung des Programms erfolgt per Mausklick oder Tastatur. Die Funktionen sind - abhängig von den Mitarbeiterberechtigungen - somit auf zweierlei Weise aufruf- und ausführbar.

    Bei der Pflege (Neuanlage sowie Änderungsdienst) erfolgt eine formale Prüfung. Eine Speicherung ist nur möglich, wenn keine Fehler festgestellt wurden. Beispielsweise wird ein nicht korrektes Datum nicht akzeptiert und mit einer entsprechenden Meldung zurückgewiesen.

    Funktionen

    Im Programm Mandantenverwaltung stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

    SymbolTasteFunktion
    F3Suchfunktion (Mandant/BLZ)
    Enterprüfen
    Strg+F4erster Eintrag
    vorheriger Eintrag im Alphabet
    F4vorheriger Eintrag
    F6dieser Eintrag
    F5nächster Eintrag
    nächster Eintrag im Alphabet
    Strg+F5letzter Eintrag
    Strg+Neinen neuen Mandanten speichern
    Strg+SÄnderungen übernehmen
    Strg+DMandanten löschen, sofern keine Urkunden etc.
    Alt+AAkten zu diesem Mandanten
    Alt+MAnderkonten dieses Mandanten
    Alt+Ooffene Rechnungen dieses Mandanten
    Alt+RRechnungen dieses Mandanten
    Alt+UUrkunden dieses Mandanten
    Alt+VVerknüpfungen zu diesem Mandanten
    Alt+TDokumente zu diesem Mandanten
    Daten ändern und zu einem späteren Datum wirksam werden lassen
    Strg+CDaten (intern) kopieren
    Strg+Vvia Strg+C kopierte Daten einfügen
    Mandantenstammblatt drucken
    Reset
    F1Hilfe
    EscEnde